← Tillbaka till TimeTrackerÖppna den kompletta Spiris-handboken
Moduz · Kundhandbok
TimeTracker – komplett handbok
Handboken är sorterad efter arbetsområde och beskriver hela flödet från konto och schema till tidrapportering, godkännande och löneunderlag. Vissa delar visas bara om funktionen är aktiverad för ert företag.
Arbetsområde 1
Kom igång och logga in
Öppna timetracker.moduz.se och logga in med din inloggningsadress och ditt lösenord.
Administratörer kommer till företagets administrationsvy. Anställda kommer till sin egen veckorapportering.
Byt det initiala lösenordet efter första inloggningen via Mitt konto. Lösenordet ska vara minst 10 tecken.
TimeTracker skiljer på planerad tid och faktisk arbetad tid. Ett schema är alltid planering. Den anställde bekräftar den faktiska tiden separat.
Administratörens Översikt
Översikt ger dig läget direkt: Här får du en snabb bild av rapportering, arbetad tid och bemanning utan att först behöva öppna varje arbetsområde.
Välj veckan du vill följa: Veckoväljaren styr veckans status, stapeldiagram och jämförelse. Månadsstatistiken följer automatiskt månaden som den valda veckan tillhör.
Se vad som behöver hanteras: De översta korten visar hur många aktiva anställda som finns och hur många veckor som inte är inskickade, väntar på godkännande eller redan är godkända.
Läs veckan visuellt: Stapeldiagrammet visar arbetad tid per veckodag. Cirkeldiagrammet visar hur rapporterna fördelar sig mellan inte skickad, väntar och godkänd. Härifrån kan du också gå direkt till Tidrapporter eller Schemaläggning.
Följ månadens drift och bemanning: Månadsdelen sammanfattar bland annat skapade och planerade pass, sparade dagar i utkast, faktisk arbetstid och lediga platser på öppna pass.
Se vilka som ligger högst och lägst: Längst ner ser du vem som registrerat mest och minst arbetad tid under den valda veckan och månaden. Använd det som en snabb signal och öppna Tidrapporter när du behöver detaljer.
Arbetsområde 2 · Administratör
Konton och anställda
Anställda i TimeTracker
Hantera företagets användare: På Anställda skapar och administrerar du de konton som ska använda TimeTracker.
Lägg till en ny anställd här: Skapa nya konton med namn, första lösenord, anställningsnummer och löneform. TimeTracker skapar inloggningsadressen automatiskt.
Få en snabb bild av kontona: Sammanfattningen visar hur många medarbetare som finns och vilka konton som är aktiva eller inaktiva.
Öppna en person för fler inställningar: Klicka på en medarbetare för att ändra uppgifter, återställa lösenord, aktivera eller inaktivera kontot och hantera löneuppgifter.
Skapa en anställd
Gå till Anställda → Lägg till anställd.
Fyll i förnamn, efternamn, första lösenord, anställningsnummer och löneform. Det är de uppgifter administratören ska ange för varje anställd.
Inloggningsadressen skapas automatiskt som förnamn.efternamn@företagets-domän.se. Kunden kan inte skriva eller ändra adressen manuellt. TimeTracker visar den färdiga adressen innan kontot skapas.
Å, Ä och Ö normaliseras i inloggningsadressen och mellanslag eller andra specialtecken görs om till ett säkert format.
Om två personer har exakt samma för- och efternamn uppstår samma automatiska adress. TimeTracker stoppar då skapandet så att Moduz kan lösa adresskonflikten kontrollerat.
Löneuppgifter måste matcha Spiris
Anställningsnummer: ange exakt samma nummer som personen har i Spiris. Inledande nollor är viktiga – 004 och 4 är inte samma anställningsnummer.
Löneform: välj samma löneform som i Spiris – Timavlönad eller Månadsavlönad.
För- och efternamn ska också vara personens riktiga namn så att matchningen mot lönesystemet kan verifieras.
Hantera befintliga konton
Öppna personen under Anställda för att ändra namn. Om namnet ändras uppdateras den automatiska inloggningsadressen samtidigt.
Inloggningsadressen är skrivskyddad. Administratören kan alltså inte manuellt byta adress till ett annat format.
Administratören kan återställa lösenord, inaktivera/aktivera ett konto eller ta bort användaren.
Inaktivering är tillfällig. Borttagning stänger åtkomsten permanent men tidigare tidrapporter sparas för historik.
Arbetsområde 3 · Schemaläggning
Planera och publicera schema
Schemaläggning i TimeTracker
Planera arbetet i Schemaläggning: Här bygger du månadens planerade pass. Schema är planering och ändrar aldrig faktisk arbetad tid förrän den anställde bekräftar sitt arbete.
Byt månad: Använd pilarna för att gå mellan månader. Sammanfattningen och kalendern följer alltid den månad som visas.
Återanvänd återkommande schema: Under Snabbplanering kan du kopiera en färdig vecka till en eller flera tomma utkastveckor. I dagsvyn kan du kopiera en hel dag, och när du skapar ett nytt pass kan du upprepa samma pass varje vecka resten av månaden eller till ett valt datum.
Lägg till och finjustera pass i kalendern: Klicka på + Pass för enstaka pass eller öppna ett befintligt pass för att justera det. Kopior och upprepade pass är fortfarande vanliga utkast som kan finjusteras innan publicering.
Publicera när veckan är klar: Kopiering och upprepning publicerar aldrig automatiskt. Publicera varje vecka först när passen är granskade och klara för de anställda.
Administratören planerar
Gå till Schemaläggning. Månadsvyn visar planerade pass och publiceringsstatus per vecka.
Klicka + Pass på ett datum. Ange starttid, sluttid och vem passet gäller.
För återkommande arbetstider väljer du Upprepa passnär du skapar passet. Det kan upprepas varje vecka resten av månaden eller till ett valt datum. Hela serien sparas atomiskt som utkast.
Med Kopiera vecka kan en färdig vecka kopieras till en eller flera tomma utkastveckor. Befintliga eller publicerade veckor skrivs aldrig över.
Öppna en dagsvy och välj Kopiera dag när alla pass från en dag ska återanvändas på ett annat tomt datum.
Ett pass kan vara tilldelat en viss anställdeller vara ett öppet pass. För öppna pass väljer administratören hur många platser som finns.
Pass sparas först i ett utkast. När en vecka är klar väljer administratören Publicera. Först då ska de anställda använda veckan som sitt aktuella schema.
När personer redan har tagit ett öppet pass skyddar TimeTracker datum och tider från osäkra ändringar. Antalet platser kan inte sänkas under antalet redan tagna platser.
Den anställde använder schemat
Den anställde öppnar Mitt schema och får hela månadens publicerade schema i en kalender. Färger visar egna, öppna och kollegors pass.
Tryck på en dag i kalendern för att öppna dagsvyn. Där visas fullständiga passtider och val för att ta eller lämna öppna pass samt bekräfta arbetad tid.
Ett öppet pass kan tas så länge det finns lediga platser. Ett taget öppet pass blir därefter personens eget planerade pass.
Om passet ännu inte har bekräftats som faktiskt arbete kan den anställde lämna tillbaka ett öppet pass enligt de val som visas i TimeTracker.
Efter arbetet väljer den anställde Bekräfta arbetad tid. Schemat kopieras aldrig blint till lön – faktisk tid måste bekräftas.
Arbetsområde 4 · Anställd
Tidrapportering
Dagar utan planerat pass
Öppna rätt vecka. För en arbetsdag anger du faktisk starttid, sluttid och lunch och sparar dagen.
Standardtider kan visas som förslag. De räknas inte som registrerad arbetstid förrän dagen faktiskt sparas.
Om du inte arbetat en vardag avmarkerar du Jobbat idag. Dagen registreras då som ledig, inte som sjuk.
Vid sjukfrånvaro väljer du Sjuk. Använd inte sjukmarkeringen för vanlig ledighet.
Helgarbete kan registreras när funktionen är aktiverad för ert företag.
Dagar med planerat schema
Öppna passet via Mitt schema och välj Bekräfta arbetad tid.
Kontrollera att den faktiska starttiden, sluttiden och lunchen stämmer. Om det faktiska arbetet skiljer sig från planen ska den verkliga tiden registreras.
Om ett planerat pass inte arbetades ska rätt frånvarostatus registreras. Planerade pass får inte lämnas oklara inför lön.
Skicka in veckan
Kontrollera veckans total och att alla arbets-, sjuk- och frånvarodagar är sparade.
När veckan är färdig väljer du Skicka in veckans tider. Därefter väntar den på administratörens granskning.
Arbetsområde 5 · Administratör
Granska och godkänn tidrapporter
Tidrapportsöversikten
Här hanterar du tidrapporterna: Tidrapporter visar varje medarbetares status för vald vecka och den registrerade tiden för månaden. Det är här du följer upp, granskar och godkänner veckor.
Byt vecka när du vill granska en annan period: Använd pilarna för att gå mellan veckor. Veckotid, status och godkännanden i listan gäller alltid veckan som visas här.
Statusraden visar vad som behöver göras: Inte skickade är ännu inte redo för granskning. Väntar betyder att medarbetaren har skickat in veckan. Godkända är färdiga och kan användas som löneunderlag.
Granska och godkänn per medarbetare: Klicka på en medarbetares namn för att se registrerad tid i detalj. En inskickad vecka kan godkännas härifrån. Om en godkänd vecka behöver öppnas igen väljer du Ångra.
Granskning i detalj
Gå till Tidrapporter. Översikten visar vilka rapporter som inte är inskickade, väntar på granskning eller är godkända.
Öppna en inskickad vecka och kontrollera arbetad tid, sjukfrånvaro, ledighet och eventuella avvikelser från planerat schema.
Om något är fel väljer du Skicka tillbaka. Den anställde rättar då veckan och skickar in den igen.
När allt är korrekt väljer du Godkänn rapport. Godkänd tid är den grund som får gå vidare till löneflödet.
Om en redan godkänd vecka behöver rättas väljer du först Ångra godkännande och därefter skickar du tillbaka veckan för korrigering.
Arbetsområde 6 · Lön
Löneunderlag och Spiris
Spiris är sista steget före lön: Här kontrollerar du månadens löneunderlag, anslutningen till Spiris och vilka medarbetare som behöver åtgärdas innan överföring.
Välj rätt lönemånad: Använd månadsväljaren för att kontrollera den period som ska hanteras. All sammanställning på sidan gäller den valda månaden.
Kontrollera anslutning och månadens läge: Anslutningen till Spiris måste vara giltig. Sammanfattningen visar faktisk arbetad tid och om någon medarbetare behöver kompletteras.
Åtgärda innan löneunderlaget skickas: Listan visar vem som saknar bekräftad tid eller korrekta löneuppgifter. Öppna personen eller månaden och rätta det som saknas innan överföring.
Endast granskade och godkända rapporter ska användas som löneunderlag.
För Spiris måste anställningsnummer, namn och löneform i TimeTracker stämma med personen i Spiris.
TimeTracker gör inte egna antaganden om exempelvis övertid bara för att faktisk tid är längre än planerad tid. Om ett underlag inte kan överföras säkert blockeras det och behöver granskas.
När Spiris-integrationen är aktiverad följer administratören arbetsflödet i lönepanelen: Anslut Spiris → Kontrollera anställda → Skicka löneunderlag.
Själva löneberäkningen, skatten, lönebeskedet och den slutliga lönekörningen görs i Spiris. TimeTracker skickar lönehändelser – Spiris är lönesystemet.
Arbetsområde 7
Mitt konto och lösenord
Mitt konto: Här hanterar du ditt eget administratörskonto. Företagets övriga användare hanteras under Anställda.
Byt ditt lösenord här: Ange ditt nuvarande lösenord och välj sedan ett nytt lösenord på minst 10 tecken. Ändringen gäller direkt för nästa inloggning.
Under Mitt konto kan användaren byta sitt eget lösenord. Det nuvarande lösenordet måste anges först.
Ett nytt lösenord ska vara minst 10 tecken.
Om en anställd har glömt sitt lösenord kan administratören öppna personen under Anställda och sätta ett nytt lösenord.
Den automatiska inloggningsadressen ändras inte från Mitt konto.
Arbetsområde 8
Statusar och vanliga situationer
Inte skickad: den anställde arbetar fortfarande med veckan eller har ännu inte skickat in den.
Skickad: veckan väntar på administratörens granskning.
Godkänd: administratören har godkänt veckan som löneunderlag.
Schema: Utkast: administratören arbetar fortfarande med veckan. Publicerad: veckan är klar att visas och användas av de anställda.
Fel anställningsnummer i Spiris: rätta numret så att det är exakt samma i båda systemen och kör sedan kontrollen igen.
Fel namn på en anställd: ändra namnet på personens sida. TimeTracker räknar då fram den nya inloggningsadressen automatiskt.